Maak direct een afspraak
Heb je hulp nodig of een vraag? Neem dan gerust contact met ons op.
10 redenen om je boekhouding niet in Excel te doen
Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 35% van de ondernemers de boekhouding in Excel doet. Excel lijkt gratis, maar als je de foutgevoeligheid en de extra tijd die Excel kost meetelt, dan kun je geld gaan besparen door een boekhoudpakket te gaan gebruiken. Onder de 10 redenen om je boekhouding niet in Excel te doen staat een afbeelding die dit weergeeft.
Om te beginnen nemen we de 10 redenen met je door. We hebben ook nog een filmpje gemaakt waaruit deze redenen naar voren komen. Om een administratie succesvol in Excel te kunnen voeren heb je een drietal eigenschappen nodig. Je moet Excel goed kennen, je moet accuraat kunnen werken en je moet financiële kennis hebben. Als je alle drie deze eigenschappen bezit, dan kan Excel een uitkomst zijn, moet je er natuurlijk nog wel veel tijd in steken.
- Formulefouten
Als je met een blanco Excel sheet begint begin je met het ingeven van diverse formules, meer dan alleen optellen en aftrekken. Een goede Excel sheet kent controletellingen. Een probleem dat we regelmatig tegenkomen is dat de eigen gemaakte formules niet juist zijn. Hieraan kunnen diverse oorzaken ten grondslag liggen.
- Rijen – kolommen invoegen
Stel je hebt je sheet goed in elkaar zitten. Na verloop van tijd blijkt in de praktijk dat je te weinig rijen en/of kolommen ingebouwd hebt. Je voegt deze in. Wat vervolgens vergeten wordt is om te controleren of de formules nog wel juist zijn. De ingevoegde kolom of rij wordt meer dan eens niet meegeteld in de formule.
- Excel door een ander gebouwd
Als je zelf minder kennis hebt van Excel, dan kun je je boekhoud-Excel door een ander laten bouwen. Het nadeel is dat dit dan vaak door iemand met veel Excel kennis gemaakt wordt en jij zelf geen snars van de formules begrijpt. Als er nu ergens iets niet goed gaat, dan kun je het zelf niet meer repareren. Je weet niet wat waar de mist in gaat.
- E-factuur
Als je je boekhouding in Excel hebt staan, dan factureer je normaliter ook vanuit excel. Het excel bestand wordt opgeslagen als PDF, en deze gaat als bijlage bij de mail. Je vindt dat je heel digitaal bezig bent. Echter de nieuwe E-factuur komt eraan, de overheid heeft deze al per 01-01-2017 verplicht gesteld. Deze nieuwe E-factuur is een bestand dat niet vanuit Excel gegenereerd kan worden. Excel wordt ingehaald door de tijd.
- Opvolgende factuurnummering
Bij facturatie vanuit Excel wordt meer dan eens vergeten het factuurnummer met één op te hogen waardoor er meerdere facturen met hetzelfde nummer zijn. Ook worden er regelmatig nummers overgeslagen. De belastingdienst wil bij een controle een oplopende factuurnummerreeks zien.
- Facturatiefouten
Een laatste facturatieprobleem betreft het mindere kopieer en plakwerk en het vergeten aan te passen van gegevens. Zo ontving ik laatst een factuur van een leverancier met de factuurdatum van de vorige keer dat deze mij een factuur gestuurd had. Ook komen er eerder afgenomen goederen of diensten voor op een nieuwe factuur.
- Jaarrekening (extra kosten)
Het is mogelijk om in Excel een jaarrekening te maken. Dit vergt echter een dusdanige financiële kennis dat dit er meestal niet in ziet. Voor de jaarrekening ga je naar een administratie- of accountantskantoor. Zij controleren alles, en het komt vaak voor dat zij alles “overkloppen” in het eigen boekhoudpakket. Hierdoor wordt een jaarrekening wel erg duur. Deze kan gewoon uit het boekhoudpakket komen (gratis), en zelfs met een muisklik gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.
- btw-aangifte
Het is niet mogelijk om vanuit Excel de btw-aangifte te doen. Je moet zelf alles narekenen en dan naar de site van de belastingdienst om alles over te typen. De kans om fouten te maken in het overnemen van gegevens is aanwezig.
- (Belasting) controle
Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket, dan hoor je daar een auditfile uit te kunnen halen. Dit is een bestand dat een belastinginspecteur in kan lezen in specifieke software. Hij kan hiermee de cijfers snel analyseren en heel gericht vragen stellen. De documenten zijn gearchiveerd in het boekhoudpakket. Als de boekhouding in Excel zit, dan houdt dit in dat je de hele administratie op papier moet bewaren. De belastinginspecteur zal veel meer facturen opvragen en andere vragen stellen. Bij een controle kost de Excel administratie een veelvoud aan tijd. Een ander mogelijkheid is dat je je jaarrekening laat opmaken door een externe partij (administratiekantoor). Vanuit Excel zal alles opnieuw ingegeven moeten worden in een boekhoudpakket. Alles moet gecontroleerd worden. Een auditfile kan ingelezen worden.
- Deponeren jaarrekening (BV)
Heb je een BV? Dan moet je jaarlijks de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Vanaf boekjaar 2016 moet dit digitaal gebeuren. De Kamer van Koophandel accepteert geen papieren jaarrekening meer. Voor de categorieën micro en klein is dit beperkt, maar het moet wel gebeuren. Een accountant of administratiekantoor wijzigt regelmatig output uit jouw Excel administratie voor de jaarrekening. Nu sluit jouw boekhouding niet meer met je jaarrekening. Bij een controle geeft dit problemen. Jij kan ze niet verklaren omdat jij de aanpassingen niet gedaan hebt. Nu weer kostbaar advies inwinnen bij degene die het veranderd heeft.
- De oplossing
Zoals je ziet zijn er veel dingen die mis kunnen gaan bij een boekhouding in Excel. Ga gebruik maken van een onlineboekhoudpakket.
- Formulefouten kunnen niet
- Het is niet mogelijk om kolommen-rijen in te voegen
- Je ziet wat er gebeurt
- De E-factuur wordt mee verzonden
- Facturen worden automatisch genummerd
- Geen copy-paste fouten in de factuur
- De jaarrekening komt uit je boekhouding
- Btw-aangifte gaat volledig automatisch
- De auditfile kan worden geëxporteerd
- Met een muisklik is de jaarrekening gedeponeerd
